دفاتر الکترونیکی، معادل دیجیتال دفاتر سنتی مانند دفتر روزنامه، دفتر کل و دفتر دارایی هستند که اطلاعات مالی و حسابداری به صورت سیستمی و الکترونیکی در آن‌ها ثبت می‌شود. این دفاتر تحت استانداردهای مشخصی تهیه می‌شوند و قابلیت ارائه به سازمان امور مالیاتی یا سایر مراجع نظارتی را دارند.
ضرورت استفاده از دفاتر الکترونیکی
۱. ارتقاء شفافیت مالی
استفاده از دفاتر الکترونیکی باعث افزایش شفافیت در گردش مالی و عملیات حسابداری کسب‌وکارها می‌شود. این شفافیت موجب می‌شود تا فرآیندهای حسابرسی ساده‌تر، دقیق‌تر و سریع‌تر انجام گیرد.
۲. مبارزه با فساد و فرار مالیاتی
دفاتر الکترونیکی به دلیل ساختار ثبت دیجیتال و عدم امکان تغییرات بدون ردپا، ابزاری موثر در جلوگیری از تخلفات مالی و فرار مالیاتی محسوب می‌شوند.
۳. افزایش سرعت و دقت
تهیه دفاتر کاغذی، زمان‌بر و مستعد خطای انسانی است. دفاتر الکترونیکی ضمن افزایش سرعت پردازش اطلاعات، دقت و صحت ثبت داده‌ها را نیز بهبود می‌بخشند.
۴. تطبیق با تحولات بین‌المللی
بسیاری از کشورها سال‌هاست که دفاتر الکترونیکی را الزامی کرده‌اند. ایران نیز در راستای همگام‌سازی با استانداردهای جهانی، به سمت اجباری شدن این سیستم‌ها حرکت کرده است.
۵. تسهیل فرآیندهای مالیاتی و حسابرسی
ارسال دفاتر الکترونیکی به صورت آنلاین، نیاز به مراجعه حضوری و هزینه‌های اداری را به شدت کاهش می‌دهد و امکان رسیدگی الکترونیکی و سریع‌تر به پرونده‌های مالیاتی را فراهم می‌آورد.
اجبار قانونی استفاده از دفاتر الکترونیکی
مقررات و الزامات قانونی
بر اساس ماده ۱۶۹ قانون مالیات‌های مستقیم و دستورالعمل‌های اجرایی سازمان امور مالیاتی کشور، اشخاص حقیقی و حقوقی مشمول، موظف به ثبت معاملات خود به صورت الکترونیکی و ارائه دفاتر الکترونیکی شده‌اند. همچنین طبق آیین‌نامه اجرایی موضوع تبصره ۳ ماده ۱۶۹، کلیه مشاغل باید زیرساخت‌های الکترونیکی لازم برای ثبت و ارسال اطلاعات را فراهم کنند.
گروه‌های مشمول
در مراحل اولیه، گروه‌های بزرگ‌تر مانند شرکت‌های بورسی، بانک‌ها، بیمه‌ها و نهادهای عمومی غیردولتی ملزم به استفاده از دفاتر الکترونیکی شدند. در فازهای بعدی، این الزام به سایر شرکت‌ها و اشخاص حقیقی نیز تعمیم داده شده است.
پیامدهای عدم رعایت
عدم ثبت یا ارائه دفاتر الکترونیکی طبق دستورالعمل‌های مشخص، مشمول جریمه‌های سنگین مالیاتی خواهد بود. همچنین در مواردی می‌تواند باعث رد دفاتر و تعیین مالیات به صورت علی‌الرأس گردد.
چالش‌ها و موانع اجرای دفاتر الکترونیکی
۱. نیاز به زیرساخت‌های فنی
کسب‌وکارها برای ثبت دفاتر الکترونیکی نیازمند نرم‌افزارهای حسابداری استاندارد و اتصال به اینترنت پایدار هستند.
۲. آگاهی محدود برخی مودیان
برخی صاحبان کسب‌وکارهای کوچک با مفهوم دفاتر الکترونیکی و نحوه کار با آن‌ها آشنا نیستند و نیازمند آموزش و حمایت بیشتر هستند.
۳. هزینه‌های اولیه
راه‌اندازی سیستم‌های دیجیتال برای برخی کسب‌وکارهای خرد ممکن است هزینه‌بر باشد، هرچند این هزینه در بلندمدت با صرفه‌جویی در هزینه‌های عملیاتی جبران می‌شود.
راهکارهای موفقیت در پیاده‌سازی دفاتر الکترونیکی
آموزش و اطلاع‌رسانی گسترده به مودیان
ایجاد مشوق‌های مالی و مالیاتی برای کسب‌وکارهایی که به سرعت به سیستم الکترونیکی مهاجرت می‌کنند
توسعه نرم‌افزارهای حسابداری بومی و مقرون‌به‌صرفه
پشتیبانی فنی از کسب‌وکارهای کوچک و متوسط
تدوین استانداردهای روشن و قابل اجرا برای ثبت و ارائه اطلاعات
نتیجه‌گیری
استفاده از دفاتر الکترونیکی دیگر یک انتخاب نیست، بلکه یک ضرورت قانونی و اقتصادی است. این تحول به نفع همه ذینفعان اقتصادی، از دولت گرفته تا کسب‌وکارها و مردم خواهد بود. اجرای درست و گسترده دفاتر الکترونیکی، راه را برای یک اقتصاد شفاف‌تر، رقابتی‌تر و سالم‌تر هموار می‌کند